기획자가 백오피스(BackOffice)를 경험하지 못하는 3가지 이유

백오피스(BackOffice)는 사용하는 업종 또는 분야에 따라 그 의미가 천차만별이다. 웹/모바일 분야에서 백오피스는 보통 관리자 페이지라는 뜻이다. 관리자 페이지에서는 일반 사용자가 접근하는 프론트페이지(Front page)의 운영과 관리를 뒷받침하는 여러 요소들을 담고 있다. 이때 관리자페이지에서는 경영관리나 회계, 마케팅 등 회사의 모든 지원요소들을 포괄하고 있다고 생각하면 된다.

이렇게 보면 "전사적 자원관리, ERP(Enterprise Resource Planning)아닌가?"라고 생각할 수도 있는데 백오피스와 ERP의 사전적인 의미만 놓고 보면 비슷해보이지만 다르다. 그리고 현업에서 백오피스의 상위단계를 ERP로 보는데 이 또한 잘못된 이해이다. ERP와 백오피스 차이는 다음번에 꼭 다뤄보도록 하겠다!

기획을 하면 한 번쯤 백오피스를 경험하게 되는데 실재로 백오피스를 기획해본 기획자는 20%에 불과할 정도로 매우 드문 편이다. 대부분 사용자가 직접적으로 접하는 프론트페이지 중심의 기획만을 경험하기때문이다. 오늘은 왜 기획자가 백오피스를 잘 경험하지 못하는지에 대한 원인을 알아보고 백오피스 기획 노하우를 공유하도록 하겠다.

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백오피스 기획을 경험한 기획자, 왜 적은걸까?

별볼일 없는(?) 웹사이트도 백오피스는 존재한다. 프론트 페이지에 기획이 있다면 당연히 관리자페이지에 대한 기획도 따라오기 때문이다. 그럼에도 관리자페이지에 대한 경험을 가진 기획자가 별로 없는 아이러니한 상황을 어떻게 이해해야할까? 여러 이유들이 있겠지만 대표적으로

1. 세부적인 스케줄링의 부재,
2. 잘못된 기획순서,
3. 실 사용자에 대한 니즈분석의 부재

에서 해당 원인을 찾아볼 수 있다. 일반적인 웹(모바일) 프로젝트 진행순서와 함께 기획자가 왜 백오피스를 잘 경험하지 못하게 되는지 원인을 꼼꼼히 파헤쳐보자.

나도 한입만

1.세부적인 스케줄링의 부재

시간 분배를 실패한 케이스에서는 기획자가 백오피스를 경험하기 어렵다.

[대략적인 웹(모바일) 프로젝트 진행순서]
① 서비스 벤치마킹 및 상위기획(전략기획).
② IA 설계 및 스케줄링
③ 메인 페이지 및 주요 페이지의 컨셉 기획안 및 디자인 시안 작업.
④ 프론트 페이지 스토리보드 작성.
⑤ 백오피스 스토리보드 작성.
⑥ 디자인 시안 및 세부페이지 디자인 진행.
⑦ 개발 진행.
⑧ 테스트 및 오픈.

이와 같은 순서로 작업이 되는데 ② IA 설계 및 스케줄링 과정에서 러프하게 기획은 몇 주, 디자인은 몇주 등으로 작성하게 된다. 이때 스케줄을 러프하게 잡으면 각 단위 별 기획 즉, '마이페이지의 작업범위는 어디까지인지, 기간은 몇일이 소요되는 지 등'과 같이 규모와 시간 분배가 불명확해질 수 밖에 없다. 이렇게 된다면 자연스럽게 초반에는 루즈해지다가(놀다가) 스케줄 막판에 급하게 밤을 새며 프로젝트를 하게 될 수 있다. 문제는 새벽을 새서라도 작업이 가능하다면 다행(?)이지만 대부분은 작업이 완료되지 않는다. 프론트 기획을 이것저것 수정하다보면 자연스럽게 웹 서비스의 핵심인 백오피스 기획은 뒷전으로 밀리고, 결국 백오피스 기획이 없는 상태에서 개발자에게 떠념겨지게 된다. 이때 사용자 요구분석 또는 UI/UX에 대한 사전 지식이 부족한 개발자들은 개발 편의성에 따라 백오피스를 설계하고 개발하게 된다. 결과적으로 백오피스의 운영 효용성을 담보할 수 없는 막장 백오피스가 만들어지게 된다..(개발자 분들을 욕하는게 절대!! 아니랍니다)

기능 별 세부적 스케줄링 예시, 이미지 출처 : 야메군

완벽한 프로젝트를 위한 스케줄링, 어떻게 해야할까?

이와 같은 상황을 방지하기 위해서는 기획중심의 세밀한 스케줄링이 필요하다. 예를 들어 특정 서비스를 기획하는데, 게시판 리스트 페이지는 몇일, 일긱 페이지는 몇일, 쓰기 페이지는 몇일 등의 식으로 IA기반의 스케줄링을 해야한다. 이렇게 단위별 서비스 일정이 명확히 구분되어야 본인과 팀원 그리고 프로젝트 전체의 스케줄링을 잘 할 수 있다.

2. 잘못된 기획순서

보통 현업에서는 프론트 기획을 마무리한 시점에서 백오피스 기획을 들어가게 된다. 즉, ② IA 설계 및 스케줄링 과정이 완료된 뒤에 ④ 프론트 페이지 스토리보드 작성이 아닌, ⑤ 백오피스 스토리보드 작성을 우선적으로 진행하는 형태이다. 시안작업 과정에 백오피스 기획을 완료하는 스케줄로 구성한다면, 백오피스의 기획적 완성도를 높이게 되며 백오피스 운영의 편의성까지 동반상승하는 결과를 얻을 수 있다. 또한 앞전에 백오피스가 기획되지 못히는 첫번째 원인으로 꼽았던 세부적인 스케줄링의 부재도 보완할 수 있을 것이다.

3. 실 사용자에 대한 니즈분석 부재

보통 사업기획이나 프론트 기획을 할 때 실제 사용자/시장규모에 대한 분석이 이루어지는데 의외로 백오피스 기획 시 이러한 사용자 분석과정이 과감히 생략되는 경우가 빈번하다. 외부고객이 넘나드는 프론트페이지는 단단하게 기획하면서 내부에서 사용될 백오피스페이지는 왜 분석단계 없이 대충 넘어가는걸까? 나는 그러지말아야지!
정확한 이유는 모르겠지만 아마도 업무일정 상의 핑계 또는 사용자의 비협조적인 인터뷰 방식과 이해부족 정도가 될것 같다. 바쁘다는 이유로 니즈분석을 못한다는건데 실 사용자에 대한 니즈분석이 왜 필요충분 업무로 전략했는지 모르겠다. 이런식으로 니즈분석이 이루어지지 않은 백오피스는 있으니만 못한 불편한 골칫덩어리가 될 테니 항상 모든 과정에서 최선을! 꼼꼼을! 다하자

여기까지 글을 보신 분들은 어깨를 한번 쭉! 펴주세요

프론트보다 백오피스에서 UI/UX가 꼼꼼히 충족되어야 하는 이유

웹/모바일 기획을 하다보면 UI/UX가 중요하단 이야기는 모두 들어봤을거다. 일반적인 웹 서비스에서는 UI/UX 요소가 모두 완벽히 충족되지 않더라도 콘텐츠 또는 커뮤니티적인 요소가 갖춰진다면 사용자들의 너그러운 마음으로 어느정도의 불편함과 보기싫음은 감수할것이다.

백오피스는 상황이 다르다.

1) 효율성과 직결되어 있다

백오피스에서는 대부분 디자인적 요소들, 사용자 편의, 경험적인 이슈들은 철저히 배제된 채 개발과 유지보수의 편의성 중심으로 이루어진 경우가 대부분이다. 백오피스의 용도가 업무의 효율성과 직결되며 효율성이 꼭 담보되어야 능율이 저하되지 않기 때문이다.

예를 들어 백오피스에서 어떤 업무를 처리한다고 가정해보자. 이때 고객니즈 반영을 통해 1분이면 처리할 수 있는 업무가 UI/UX 설계 마비로 10분씩이나 걸린다면? 하루에 처리해 낼 수 있는 업무 양이 대폭 줄것이다. 나아가 업무 처리 당사자도 성장하지 못할것이며 궁극적으로 서비스 품질이 하락될 것이다.

2) 개편이 어렵다

백오피스 개편은 기획자 혼자만의 업무가 아닌 다수의 관련인력들이 설계와 검수과정을 거쳐야만하는 복합적인 결과물이다. 많은 인적/물적 자원이 투입되기에 경영진 입장에서 대단위의 개편을 쉽게 허락하기가 어렵다는 것이다.
그렇기에 백오피스를 이용하는 내부고객(마케터,MD,CS담당자 등)들이 백오피스 내에서 어떻게 각각의 업무를 진행하는지에 대한 프로세스를 얻을 수 있어야 하고, 해당 프로세스에 대해 "이렇게 바꾸면 어떨까요?"라는 역제안을 함으로서 내부고객의 인사이트를 끌어내는게 좋다. 여건이 된다면 각 업무 프로세스에 기반한 프로토타입의 인터페이스를 발싸믹 목업(Balsamiq Mockups)이나 액슈어(Axure) 같은 전문적인 UI 설계 프로그램으로 구현해 보며 추후에 작업할 페이지를 직관적으로 만든 후 이용편의성을 체크해봐도 좋다.

요약
결국 백오피스 기획은 프로젝트 과정상 끝에 위치되어 있어 스케줄이 바빠지면 하지 못하거나 미완성 상태로 끝나게 되는 경우가 많다는 것이다.
1. 스케줄링을 꼼꼼히 잡고, 백오피스 기획일정을 앞당겨 잡아 완성도를 초기부터 높이자
2. 백오피스 기획에서도 사용자분석을 꼼꼼히 진행하자

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지금까지 야메군의 백오피스 기획에 대한 개략적인 방법론을 내 방식대로 정리해보았다. 백오피스 설계를 위한 사전 인터뷰 방법과 기획자가 백오피스 기획에서 어려움을 느끼는 화면설계 방법등을 살펴보려면 아래의 링크를 참고해봐도 좋을것 같다!

긴 글 봐주신 여러분 감사합니다 :) 행복하세요🙏🏻

[웹기획가이드] 백오피스 기획, 고민중이신가요? 1편.

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